¿Cuáles son los tipos de documentos que se pueden ejecutar en AFT?

Estructura y uso de documentos en Activos Fijos (Altas, Bajas, Procesos, Modificaciones): traspasos, depreciación, cambios de grupo/valor y efectos contables.

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Tipos de Documentos en Activos Fijos (Versat Sarasola)

Tipos de Documentos en Activos Fijos (Versat Sarasola)

Resumen. Los documentos se agrupan por afinidad en Altas, Bajas, Procesos y Modificaciones. Cada tipo define su flujo, validaciones y efectos contables.

1) Grupos de documentos

A. Documentos de Altas

  • Compras

  • Altas por sobrantes

  • Otras altas

Alta por traspaso entre unidades Versat
Permite incorporar activos enviados desde otra unidad.
Ruta rápida: en el documento de Alta → Botón “Recibir traspaso”.
Pasos:

  1. Completa el encabezado (fecha, concepto, cuentas de contrapartida según la operación).

  2. Clic en Recibir traspaso.

  3. Selecciona unidad emisora y concepto del traspaso.

  4. Elige el documento y Aceptar.

  5. Verifica y actualiza: Área de responsabilidad, Cuentas de gasto y Centro de costo.

Nota: si el documento ya tiene movimientos, el botón se deshabilita.

B. Documentos de Bajas

  • Bajas de Activos Fijos

  • Ventas de activos

  • Bajas por faltantes

  • Otras bajas

Contabilización y particularidades

  • Llevan a gasto el valor residual según la causa (obsolescencia, deterioro, etc.).

  • Las cuentas de contrapartida deben configurarse según la normativa aplicable.

  • En empresas presupuestadas sin capital propio, pueden existir aportes al presupuesto sobre el valor residual.

  • Si Finanzas está integrado, las obligaciones pueden generarse automáticamente al Confirmar.

C. Documentos de Procesos

  • Carga Inicial

  • Depreciación (en algunas interfaces nombrado Amortización)

  • Inventarios Físicos

Depreciación (Amortización)

  • Base de cálculo: días transcurridos entre la última depreciación y la fecha actual del sistema.

  • No depende del cambio de período contable; puede ejecutarse en cualquier momento.

  • Frecuencia (según Sistema → Configuración):

    • Diaria: sin control de obligatoriedad por período.

    • Primer/Último día del período: ejecución obligatoria en la fecha definida (recomendada si se deprecia una vez por período).

  • Requisitos previos:

    1. Definir porcentajes por centro de costo en Proceso → Ciclos de amortización.

    2. Contar con un Concepto de documento tipo “Amortización” en Codificadores/Conceptos.

  • Ejecución: Proceso → Documento de depreciación (o botón de la barra).

  • Salidas del documento:

    • Desglose por activo (depreciación y, si aplica, reparación capital).

    • Consolidado por área de responsabilidad.

    • Consolidado por centro de costo.

  • Notas:

    • El resultado es no editable.

    • Si existen múltiples métodos, se muestran separados.

    • Para Unidades de producción, primero capture la producción real del mes y luego Calcular.

    • Si corresponde aportar depreciación al presupuesto y está integrada Finanzas, las obligaciones se generan al Confirmar.

D. Documentos de Modificaciones

  • Cambio de grupo de activos

    • Solicita Número de inventario.

    • Muestra grupo actual y permite elegir el nuevo grupo.

    • Sin cuenta de contrapartida (las cuentas dependen del grupo).

    • En el desglose verás propiedades adicionales del grupo para actualizar.

  • Modificación del valor de adquisición

    • Excepcional; requiere justificación y parametrización contable.

    • Encabezado estándar con cuentas de contrapartida según la operación.

    • En el desglose: número de inventario, valor anterior y nuevo valor (siempre > 0).

  • Modificación de la reposición / depreciación acumulada

    • Para revalorizaciones o ajustes.

    • Encabezado con cuentas de contrapartida según la operación.

    • En el desglose: número de inventario, depreciación acumulada y nuevo valor (puede ser cero).

  • Traslados internos (áreas de responsabilidad)

    • Cambia el área de uno o varios activos.

    • Sin contrapartida (no genera asiento al confirmar).

    • Encabezado: Área origen y Área destino (el sistema valida último nivel para destino).

    • Barra de herramientas:

      • Seleccionar activos desde el área origen (filtra por número de inventario o descripción).

      • Eliminar para quitar activos del documento.

  • Traslados de centros de costo

    • Flujo análogo al traslado de áreas; actualiza la asignación de costos.

  • Otras modificaciones

    • Cambios combinados de área y centro de costo, u otras propiedades operativas.

Confirmación y efectos contables

  • Tras Confirmar un documento válido:

    • Se generan asientos automáticos según contrapartidas y cuentas configuradas.

    • Pueden dispararse obligaciones en Finanzas (si aplica).

    • Quedan bloqueadas ediciones según políticas de seguridad.

Buenas prácticas

  • Define conceptos claros y revisa contrapartidas antes de cargar movimientos.

  • En Altas por traspaso, actualiza área, gastos y centro de costo inmediatamente.

  • En Bajas, valida valor residual, impuestos y aportes normativos.

  • Ejecuta Depreciación después de altas/bajas/traslados del período.

  • Mantén bitácora (fecha, usuario, motivo) y respaldo 3-2-1 antes de procesos masivos.

Errores frecuentes

  • Botón de traspaso deshabilitado: el documento ya tiene movimientos.

  • Importes en cero en depreciación: falta vida útil/método o parámetros incompletos.

  • Cuentas faltantes: completa cuentas automáticas/contrapartidas.

  • Destino no válido: el área de responsabilidad destino no es de último nivel.

  • Obligaciones no generadas: revisar integración y Concepto del documento.

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