Sistema de Gestión de Ofertas Comerciales (SGOC) — “CL”

El SGOC organiza y estandariza la preparación, cálculo, aprobación y trazabilidad de ofertas comerciales para productos cuyo precio incluye un componente CL (p. ej., componente logístico u otro componente regulado definido por la entidad). El sistema asegura cumplimiento normativo, transparencia del cálculo y control documental desde la solicitud hasta la aprobación y publicación del precio.

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Objetivos

  • Trazabilidad total del CL: origen, supuestos, evidencias y vigencia.

  • Cálculo uniforme y auditable del precio, con escenarios y sensibilidad.

  • Flujo de aprobación con firmas electrónicas y segregación de funciones.

  • Repositorio probatorio (facturas, navieras, aranceles, seguros, contratos, actas).

  • Reportes ejecutivos para dirección, precios y auditoría interna/externa.

Datos y parametrización

  • Maestro de productos (codificación estatal, U/M, familia, importado/nacional).

  • Componente CL: tipo(s) (flete, seguro, almacenaje, manipulación, arancel, otros), método (importe fijo, % sobre costo, por U/M), vigencia y fuente (documento soporte).

  • Costos base: costo de adquisición (CUP/MLC), gastos directos, descuentos.

  • Finanzas: tipo de cambio, política de redondeo, tope de margen, impuestos aplicables.

  • Roles: Solicitante, Analista de Precios, Jurídico/Compras (pruebas), Aprobador (Dirección), Auditor.

Fórmula de precio (ejemplo orientativo)

 
Base = Costo_Adquisición + Σ(CL_i)
Margen = Base × %Margen_Permitido
Impuesto = (Base + Margen) × %Impuesto
Precio_Venta = redondear(Base + Margen + Impuesto, política)

El CL_i puede declararse como importe absoluto, porcentaje o tarifa por unidad; cada CL queda referenciado a su evidencia (albarán, BL, póliza, tarifa portuaria, etc.) y con fecha de vigencia.

Flujo de trabajo

  1. Solicitud: área comercial registra la necesidad (producto, volumen, cliente/segmento) y adjunta soportes.

  2. Modelado del CL: analista define/actualiza CL, métodos y supuestos; carga evidencias.

  3. Cálculo y escenarios: simulaciones (± variación de CL, tipo de cambio, volumen) y análisis de sensibilidad.

  4. Revisión técnica/jurídica: verificación de documentación, contratos y topes normativos.

  5. Aprobación: circuito con firmas (Precios → Dirección). Se genera código de oferta y vigencia.

  6. Publicación: ficha de oferta (PDF/Word) y carga al ERP (concepto/matriz de precios).

  7. Seguimiento: alertas por vencimiento de CL, cambios de tarifas y auditoría de desviaciones.

Cumplimiento y control

  • Bitácora de cambios y sello de tiempo por cada variable del CL.

  • Checklist normativo (estructura de costos, topes de margen, impuestos, firmas).

  • Matriz de evidencias: cada CL enlaza al documento soporte y estado de validación.

  • Tolerancias: límites para variaciones (p. ej., ±5% vs. oferta aprobada) y control de excepciones.

  • Auditoría: reportes de precio vs. estructura aprobada, peso del CL (% sobre Base), ofertas por vencer.

Integración (opcional)

  • Sistema contable (p. ej., Versat): sincroniza conceptos de precio, vigencias y asientos asociados.

  • Documental: repositorio (Share/Nextcloud) para soportes; hash de integridad.

  • Correo/Workflow: notificaciones por estado (observada, aprobada, próxima a vencer).