Submayor de una cuenta e Historial de cuenta

Consulta movimientos por Submayor o Historia: define fechas, filtra por cuenta/centro/tercero y exporta para conciliación contable.

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Submayor de una cuenta e Historial de cuenta

Objetivo. Consultar y auditar el movimiento de una cuenta contable, visualizar su saldo inicial/variaciones y exportar el detalle para informes o conciliaciones.

Alcance. Módulo de Contabilidad (consulta por Informe Submayor) y desde el Clasificador de Cuentas (vista Historia).

Rutas de acceso

  • Informe Submayor: Barra de herramientas → Cuentas → Submayor.

  • Historia de la cuenta: Clasificador de Cuentas → seleccionar cuenta → Historia.

Requisito recomendado: tener definido el rango de fechas del análisis (ej.: período contable) y confirmar asientos pendientes si buscas cifras definitivas.

A) Informe Submayor (consulta por reporte)

  1. Abrir el informe
    Cuentas → Submayor.

  2. Filtros principales

    • Rango de fechas: Desde / Hasta.

    • Cuenta(s): una cuenta específica, rango o incluir subcuentas.

    • (Opcionales) Centro de costo, Área/Unidad, Moneda, Tercero/Proveedor/Cliente, Documento/Comprobante.

  3. Opciones comunes

    • Mostrar saldo inicial del período.

    • Solo confirmados (excluir provisionales, según políticas).

    • Agrupar u ordenar por fecha, comprobante o referencia (según opciones del visor).

  4. Ejecutar y revisar

    • Verifica Columnas típicas: Fecha, Débito, Crédito, Saldo.

    • Comprueba totales y saldo final.

  5. Imprimir / Exportar

    • Exporta a PDF, Excel (.xlsx) o Word (.docx) desde el visor.

    • Nombra el archivo con convención: Submayor_1101_Caja_2025-08_Reporte.xlsx.

B) Historia de la cuenta (desde el clasificador)

  1. Abrir clasificador y seleccionar la cuenta objetivo (nivel mayor, auxiliar o analítico).

  2. Clic en Historia.

  3. Define el periodo (Desde/Hasta) y aplica filtros disponibles.

  4. Navegación de movimientos

    • Doble clic para ver el comprobante o detalle del asiento (según permisos).

    • Revisa estado del comprobante (confirmado/terminado/edición).

  5. Imprimir / Exportar desde la propia vista.

Diferencia práctica: Submayor es un informe flexible para impresión/envío; Historia es una vista ágil para rastrear movimientos y saltar al comprobante.

Interpretación de resultados

  • Saldo inicial: arrastre del período anterior (revisa que coincida con tu balance).

  • Movimiento del período: sumatoria de Débitos y Créditos.

  • Saldo final: Saldo inicial + Débitos – Créditos.

  • Conciliación: compara con mayor/balance y, si aplica, cruza por centro de costo o tercero.

Ejemplos rápidos

  • Caja (101) – mes actual
    Submayor → Cuenta = 101 | Fechas = mes actual | Solo confirmados.
    Verifica arqueos y traslados.

  • Proveedores – facturas del trimestre
    Submayor → Rango de cuentas 0010–0080 | Fechas = trimestre | Filtro Tercero.
    Exporta a Excel para conciliación con Cuentas por Pagar.

Buenas prácticas

  • Antes de cerrar: ejecuta Submayor con solo confirmados y valida saldos por cuentas clave (Caja, Bancos, Impuestos, Ingresos/Costos).

  • Filtros claros: documenta en el reporte el periodo y criterios usados.

  • Trazabilidad: desde Historia abre el comprobante ante cualquier diferencia.

  • Versionado: guarda reportes con fecha y usuario responsable.

  • Plantillas: si el sistema lo permite o está configurado, guarda tus reportes diseñados frecuentes (mensual, trimestral, auditoría).

Errores frecuentes y solución

  • “No aparecen movimientos”

    • Periodo incorrecto (fechas fuera de rango).

    • Cuenta distinta (mayor vs. analítica) o filtro adicional activo.

    • Asientos no confirmados: habilita su visualización o confirma los pendientes.

  • Saldo no coincide con balance

    • Falta arrastre/saldo inicial correcto.

    • Existen asientos posteriores al periodo filtrado que afectan saldo actual.

    • Filtro por centro de costo/tercero activo que limita la muestra.

  • Doble conteo o líneas duplicadas

    • Combinación de filtros incompatible; limpia y ejecuta.

    • Verifica si un ajuste se registró dos veces (revisa Historia y el comprobante).

  • Problemas al exportar

    • Falta de permisos de escritura en la carpeta destino.

    • Archivo abierto previamente: ciérralo y vuelve a exportar.

Resultados esperados

  • Informe Submayor o Historia con detalle completo, listo para imprimir/exportar.

  • Conciliación de saldos y trazabilidad hacia comprobantes individuales o resumidos según la configuración en cada módulo que tributa a la contabilidad.